Negli ultimi mesi l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha intensificato il controllo sulla corretta gestione degli impianti di videosorveglianza. Molti ancora non sanno che prima di installare le telecamere per la sicurezza occorre un’autorizzazione preventiva. Le possibili sanzioni sono pesanti.
Chi è interessato
I datori di lavoro che intendono installare un sistema di videosorveglianza all’interno o all’esterno dei propri locali, nel caso siano presenti dei lavoratori (non solo dipendenti, anche stagisti, lavoratori in somministrazione, soci lavoratori, ecc.) devono richiedere l’autorizzazione preventiva. La Corte di Cassazione ha chiarito che la comunicazione è dovuta se vi è la possibilità che i lavoratori siano ripresi, quindi per tutti i luoghi dove i lavoratori operano, anche se si intende far funzionare le telecamere solo fuori dall’orario di lavoro.
Cosa deve essere fatto
L’installazione di telecamere che, anche solo potenzialmente, possono riprendere i lavoratori, deve essere effettuata seguendo una specifica procedura:
- se in azienda sono presenti rappresentanze sindacali (RSU o RSA) occorre firmare con queste un accordo preventivo;
- se l’azienda al suo interno non ha rappresentanze sindacali, occorre presentare una domanda di autorizzazione all’Ispettorato Nazionale del Lavoro competente per territorio.
Insieme alla domanda all’Ispettorato occorre allegare:
- la planimetria dei locali con il raggio d’azione delle telecamere;
- una relazione tecnica che indica il numero di telecamere, le caratteristiche tecniche, se si effettua la registrazione e la conservazione di immagini o video, chi è autorizzato a visualizzarle;
- l’informativa sulla privacy che spiega ai dipendenti, e a chiunque accede ai locali, come sono gestiti i dati.
Dove si applica la normativa
L’autorizzazione deve essere richiesta per tutti i luoghi di lavoro che si vuole monitorare, inclusi uffici, reparti produttivi, magazzini e le aree esterne come i parcheggi aziendali o i perimetri degli edifici, se dalle telecamere è possibile riprendere il passaggio o l’attività dei dipendenti.
Quando bisogna richiederla
L’autorizzazione deve essere ottenuta prima della messa in esercizio dell’impianto: le telecamere non possono essere accese (nemmeno per una prova) finché non si possiede l’accordo firmato con le rappresentanze sindacali oppure l’autorizzazione dell’Ispettorato. Chi ha già un impianto attivo, ma non è ancora stato autorizzato, deve spegnere le telecamere e oscurarle in modo che sia evidente che ancora non funzionano, ad esempio coprendole con un sacco nero o del nastro.
Perchè è obbligatoria
L’autorizzazione preventiva è stata introdotta per tutelare la privacy dei lavoratori. Il Garante della Privacy ha ribadito che l’installazione di telecamere senza accordo o autorizzazione costituisce illecito. Le sanzioni possono essere molto elevate. Il Garante applica le sanzioni GDPR (artt. 5, 6, 13, 32), che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato, ma nella prassi le sanzioni per videosorveglianza non autorizzata oscillano tra 10.000 e 80.000 euro, con punte più alte in caso di violazioni sistemiche.
Ulteriori conseguenze per il Datore di Lavoro
Oltre alle sanzioni del Garante, possono derivare:
- Sanzioni penali ex art. 38 Statuto dei Lavoratori (ammenda o arresto).
- Inutilizzabilità delle immagini in procedimenti disciplinari.
- Ispezioni dell’Ispettorato del Lavoro con ulteriori verbali.
- Possibili azioni risarcitorie dei lavoratori.
Per evitare sanzioni, il datore di lavoro deve:
- ottenere accordo sindacale o autorizzazione INL;
- predisporre informativa privacy completa;
- configurare le telecamere secondo minimizzazione (no riprese fisse su postazioni);
- limitare la conservazione delle immagini;
- aggiornare il registro dei trattamenti (privacy) e la DPIA se necessaria.